招標采購文件是采購單位向潛在投標人發(fā)出告知項目需求、招投標活動規(guī)則和合同條件等招標信息的要約文件，是招標、投標、評標、定標的直接依據(jù)。所以在招標采購采購活動中，一定要高效、規(guī)范、準確、嚴謹?shù)鼐幹撇少徫募?。那么，如何做好采購文件編制工作呢？下文作了梳理總結。

采購代理機構提示：把好采購文件編制五原則

五種條件不能隨意“動”

招標投標活動，從某種意義上來說，是一種“靜態(tài)”的采購，主要體現(xiàn)在招標文件和投標文件的內(nèi)容在投標截止時間后不能改動；投標報價在投標截止時間后不能改動；評標方法、評標標準和因素在投標截止時間后不能改動；投標人在投標截止時間后到投標有效期滿前，不允許撤回其投標文件；在投標截止時間后，不允許投標人以任何理由補充、修正或是撤銷實質(zhì)性投標內(nèi)容。

五種情況必須書面“提”

招投標也是一種書面形式的采購活動，主要體現(xiàn)在采購人的購買意圖要表述在采購文件中；采購人對采購文件的解釋應當以書面形式送給投標人；開標后對投標文件的澄清，投標人要書面回答；投標人用招標文件中規(guī)定的語言文字編制書面形式的投標文件；投標文件由投標人授權代表簽字時，應在投標文件中附書面形式的法定代表人授權書。

業(yè)績規(guī)定切勿歧視排斥

采購文件內(nèi)容必須具有廣泛的競爭性，信息的發(fā)布必須符合廣泛競爭的原則，業(yè)績、資格的規(guī)定也必須符合廣泛競爭性原則，業(yè)績的規(guī)定不能以國內(nèi)或某地區(qū)或某部門、某行業(yè)的業(yè)績來排斥潛在投標人。

總價和分項價格都要報

采購文件的格式部分要對報價有詳細要求并附報價表格。除要求報總價以外，還要求報分項價格。這不僅便于評標，而且有利于合同管理。

未明確內(nèi)容勿作評標依據(jù)

無效投標（含廢標）的標準和評標因素是采購文件的內(nèi)容，不能開標后再針對投標內(nèi)容隨意制定評標原則和方法。因為評標委員會的評標依據(jù)是招標文件和投標文件中的內(nèi)容，招標文件和投標文件內(nèi)容以外的不能作為評標依據(jù)。為保證評標質(zhì)量，招標文件中要求不明、前后矛盾或含糊不清的要求，均不能作為評標依據(jù)；違反國家法律、法規(guī)的投標不能中標。

采購代理機構提示：細化采購需求

綜合考慮招標人需求

招標人的需求包括采購標的的技術特征以及使用需求；交接、檢驗、服務特征和需求；價格特征和需求；履約風險控制等。在提要求時，應該考慮到采購標的的使用功能，或者說是基本功能與輔助功能。采購標的的技術性能決定價格。在制作招標文件時，需考慮采購標的的技術性能、質(zhì)量標準、產(chǎn)品標準化水平、節(jié)能環(huán)保指標等方面的因素。

不能忽略服務需求

制作采購文件的過程中，應該充分考慮到采購標的與項目整體要求的協(xié)調(diào)。采購進口產(chǎn)品應注意國際貿(mào)易的規(guī)則。國內(nèi)采購時，應注意指定交貨地點；交貨期限；檢驗和試驗標準；技術服務和售后服務等內(nèi)容也不可偏廢。

細化價格構成需求

采購價格構成一般為“出廠價+包裝+運輸+運保+其他”；采購進口產(chǎn)品則為“到岸價+進口環(huán)節(jié)稅+國內(nèi)運輸+國內(nèi)運保+其他”。同時，在付款條件上也必須有考慮，國內(nèi)支付方式一般為電匯、匯票、支票、現(xiàn)金；國際的包括電匯、交單、承兌、信用證。貨款的支付時間、產(chǎn)品的使用壽命（全壽命周期成本）；使用成本也是制作采購文件時不得不考慮的內(nèi)容。

采購代理機構提示：確保采購文件編制完整性

十項法定內(nèi)容不能缺

投標邀請；投標人須知；投標人應當提交的資格、資信證明文件；投標報價要求、投標文件編制要求和投標保證金交納方式；招標項目的技術規(guī)格、要求和數(shù)量；合同主要條款及合同簽訂方式；交貨和提供服務的時間；評標方法、評標標準和廢標條款；投標截止時間、開標時間及地點；行政監(jiān)督管理部門規(guī)定的其他事項。

招標公告內(nèi)容要全面

招標公告的主要內(nèi)容包括招標采購單位的名稱、地址和聯(lián)系方法；招標項目的名稱、數(shù)量或者招標項目的性質(zhì)；投標人的資格要求；獲取招標文件的時間、地點、方式及招標文件售價；投標截止時間、開標時間及地點。

投標人須知勿遺漏

投標人須知主要內(nèi)容包括：招標、投標規(guī)則、程序和對投標人的要求；招標文件的組成；投標文件的組成；合格性證明；投標報價要求；投標文件的簽署、裝訂、遞交；開標評標；授予合同；重要名詞的定義和解釋。

合同主要條款須明確

合同主要條款包括通用條款和特殊條款。通用條款主要包括：重要名詞定義和解釋；招標人和中標人的權利義務；運輸、保險、驗收程序；付款條件、程序；履約保證金數(shù)量及支付方式；不可抗力因素；延誤賠償和處罰程序；合同終止程序；解決爭端的程序和方法；適用法律的規(guī)定；有關稅收、專利的規(guī)定等。特殊條款是對通用條款的補充說明。對于復雜、周期長的項目，應包括合同變更、不可抗力、違約終止等主要條款。

實質(zhì)性要求須標明

法定無效投標條款主要是《招標投標法》及其實施條例、《政府采購法》等所規(guī)定的條款；約定無效投標條款（招標文件規(guī)定的要求）。在約定無效投標條款時，應該注意避免排斥潛在的投標人；在評標時，不得增加或減少實質(zhì)性要求和條件。

值得注意的是，招標人應在采購文件中規(guī)定并標明實質(zhì)性要求和條件，并約定無效投標條款。約定無效投標條款應該在招標文件中體現(xiàn)，否則信息不對稱對投標人不公平，還應在招標文件中使用“*”等特殊符號標明，同時必須明確特殊符號所表達的內(nèi)容，否則會造成供應商誤解。

前后內(nèi)容要一致

投標人須知與評標方法、標準要一致；投標人須知、技術參數(shù)、商務條款、評標方法、標準之間應保持一致；合同特殊條款與一般條款不能有悖；條款正文與附件及附錄須一致；圖紙與規(guī)定、后續(xù)圖紙與以前提供的圖紙不能矛盾。而且招標文件還要明確以誰為準，誰優(yōu)先，否則就會出現(xiàn)對誰有利無法判斷的糾紛。

重要內(nèi)容要規(guī)定格式

對投標文件重要內(nèi)容應有格式要求，如投標函、投標人資格聲明、制造商授權書等。重要內(nèi)容的格式要求列為“無效投標條款”，如在招標文件中規(guī)定，“除可填報項目外，對格式的任何修改將被視為非實質(zhì)性響應，從而導致投標被拒絕。”制作招標文件時，要避免投標人通過更改格式，達到減少義務的目的。

采購代理機構提示：提高采購文件編制精準度

明確標準 約束自由裁量

評標標準、因素的設計要體現(xiàn)招標投標的原則，要科學、合理，而且還要有依據(jù)，便于操作。同時，還要做到有效避免評標委員會的自由裁量權。自由裁量行為是指法律、法規(guī)和招標文件對某種具體行為的內(nèi)容、方式和程序未作規(guī)定或只規(guī)定一定范圍、種類和幅度，允許評標委員會根據(jù)客觀、公正和法律的精神自行斟酌的執(zhí)行行為。

評標優(yōu)惠 發(fā)揮政策功能

招標文件的制作還應當體現(xiàn)《政府采購法》的政策導向和目標，應該有助于實現(xiàn)國家的經(jīng)濟和社會目標。主要包括“保護環(huán)境；扶持不發(fā)達地區(qū)和少數(shù)民族地區(qū)；促進中小企業(yè)發(fā)展；科技創(chuàng)新；節(jié)能”，還有就是采購本國貨物（工程、服務）等政策。這里就涉及一個評標優(yōu)惠的問題。評標優(yōu)惠應該在招標文件中載明。

避免歧視 體現(xiàn)充分競爭

任何單位和個人不得以任何方式阻撓和限制供應商自由進入本地區(qū)和本行業(yè)的政府采購市場；不得指定貨物品牌、服務供應商；招標文件不得要求或標明特定投標人或產(chǎn)品，以及含有傾向性或排斥潛在投標人的其他內(nèi)容。同時，還須避免隱性指定品牌。另外，還要避免選用一家參數(shù)或多家最優(yōu)參數(shù)的集成作為采購項目的技術標準。

特別提醒：

采購代理機構提示：采購文件編制勿漏三點

明確備選方案處理方法

備選方案必須是招標文件允許且符合招標文件規(guī)定的要求。招標文件必須載明備選方案的評審標準和處理辦法；招標文件應明確“如何報價（是否要完整）、如何評審（評哪一個方案，價高、價低還是全部)；如何簽合同”，否則，招標項目的質(zhì)量難以保證，而且還可能引發(fā)糾紛。

同品牌多家供應商可否參與

實踐中，還有一個制造商授權多家對同一品牌進行投標；同一法定代表人的兩個及以上法人，母公司、全資子公司及其控股公司，參加同一項目投標；多家系統(tǒng)集成商使用同一制造商產(chǎn)品作為其系統(tǒng)集成產(chǎn)品的一部分參加投標。招標文件應明確是否允許、如何計算投標人數(shù)量。

聯(lián)合體成員不能再單投

對于聯(lián)合體投標，一般條件聯(lián)合體中的各方均應具備。采購人根據(jù)采購項目的特殊要求規(guī)定的特定條件則要求至少一方具備（可就低不就高）。政府采購代理機構應在招標文件中提醒，供應商不得組成多個聯(lián)合體參與投標；不得既參與聯(lián)合體，又獨立投標。