本文重點介紹了招標(biāo)采購工作在項目不同階段的作用，管理體系及流程中所處的位置，風(fēng)險的全面管控的辦法等內(nèi)容，提出了基于弱矩陣管理下的招標(biāo)采購管理工作的基本思路和要求，表明招標(biāo)采購是具備全面性、專業(yè)性、管理性、時效性的，影響建設(shè)項目成敗，體現(xiàn)工程管理、工程成本管理水平的核心工作。

隨著建筑市場越來越規(guī)范，安全、質(zhì)量、環(huán)境等各方面的管理體系也越來越健全。與此同時，市場的競爭日益激烈，如何在確保安全、質(zhì)量、環(huán)境等達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上有效控制造價/成本，成為投資人、EPC方需要直面的重要課題。筆者認(rèn)為，真正使投資生成建筑產(chǎn)品的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是招標(biāo)采購工作，這項工作貫穿項目始終，是項目管理的重要組成部分。下面，筆者就圍繞招標(biāo)采購管理在工程項目造價管理方面的思路與做法加以闡述。

一、建設(shè)項目造價管理的重要意義

建設(shè)項目的造價控制是貫穿項目全過程的工作，目的是降低成本、增加收益。

項目建設(shè)的主要過程為：項目建議書→項目可行性研究→項目立項→初步設(shè)計→施工圖設(shè)計→招標(biāo)采購→合同簽訂→合同履行→項目完工→商業(yè)運營。

在此過程中，造價控制對應(yīng)的是：項目估算→項目概算→施工圖預(yù)算→招標(biāo)采購→確定合同價→履約過程中的簽證變更索賠→合同結(jié)算→項目決算→投資轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)→商業(yè)運營。

所以說，項目造價(成本)控制是貫穿項目執(zhí)行全過程的重要管理部分。在造價控制過程中，真正把項目落到實處(項目啟動)往往從合同簽訂時就已開始。項目產(chǎn)品也可以理解為一個合同集群，通過單體合同范圍的工作聚集，形成建筑產(chǎn)品。成本是由一個個合同價疊加而成，通過合同的集群管理，可有效控制風(fēng)險、降低成本。

招標(biāo)采購工作是合同簽訂的前置條件，項目造價控制、風(fēng)險控制是極其重要的環(huán)節(jié)。

從投資人的角度來講，在決策完成后，資金投入的主要部分是從合同簽訂后開始，而項目的工程本體投資是投資的最大部分，其對于投資人的財務(wù)管理具有重要意義。

從EPC方的角度講，造價管理在投標(biāo)中標(biāo)前就已開始，并貫穿整個公司運營的全過程，體現(xiàn)了EPC方的管理水平。

在項目立項完成后，應(yīng)立即著手的工作就是以項目組織進(jìn)度、專業(yè)劃分結(jié)合現(xiàn)場情況為基礎(chǔ)劃分工作包(標(biāo)段，也就是后續(xù)的合同范圍)，這是項目管理的重要環(huán)節(jié)，也是招標(biāo)采購的核心工作，要形成最合理的方案。項目的構(gòu)成是一個個的合同，通過合同范圍內(nèi)的工作聚集，方可形成建筑實體。構(gòu)成最終建筑產(chǎn)品的每個工作包之間，既相互聯(lián)系，又界限清晰，這樣才能使后續(xù)的工作權(quán)責(zé)清晰、組織有序、執(zhí)行可靠。

綜上所述，管理成本、控制風(fēng)險是有效盈利的基礎(chǔ)，而招標(biāo)采購作為合同簽訂、資金投入的前置條件，對于項目具有重大的意義。

二、招標(biāo)采購在項目造價管理上的基本思路和做法

1.做好招標(biāo)采購，有利于項目造價全過程管理

項目早期，項目建議書、可行性研究報告編制單位的選擇要通過招標(biāo)采購工作方可開始。招標(biāo)采購工作完成后，作為合同簽訂方，各類報告首先要交付給招標(biāo)采購部門，然后再分發(fā)管理并存檔。合同有合同價，可研報告里有項目估算資料，這是早期的成本分析、成本管理與審查的重要依據(jù)。

進(jìn)入項目現(xiàn)場實施期后，招標(biāo)采購部門要編制招標(biāo)采購計劃，該計劃中要有招標(biāo)采購的開始時間、完成時間、合同簽訂時間，甚至完工時間，并且要與項目的整體組織進(jìn)度相適應(yīng)，以保證工作的一慣性，而后的合同簽訂、履行(簽證、變更、索賠)，也均要和項目現(xiàn)場有效結(jié)合。

項目后期，招標(biāo)采購部門要負(fù)責(zé)單體合同的結(jié)算、預(yù)算的收口，配合項目的決算、投資轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)等工作，以保證項目的有效管理。

綜上所述，招標(biāo)采購是一項貫穿項目造價管理全過程的工作，招標(biāo)采購只有做到規(guī)范、科學(xué)、高效，才能有效保障項目的成功。

2.注重全面性和時效性，有利于管理決策

在建設(shè)項目中，開發(fā)部門有開發(fā)資料，工程管理部門有工程管理資料，技術(shù)部門有技術(shù)資料，質(zhì)量安全環(huán)境部門有質(zhì)量安全環(huán)境資料，但這些資料往往是相對獨立的，僅掌握某一方面的資料，通常很難了解項目的整體情況，不利于進(jìn)行管理決策。實踐中，這些資料大部分要匯總到招標(biāo)采購部門，以進(jìn)行招標(biāo)文件、合同等的編制。合同簽訂后，在項目實施過程中的簽證、變更、索賠、結(jié)算、決算、投資轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)等各個時期，要隨時更新這些資料，以體現(xiàn)資料的時效性。所以，招標(biāo)采購工作也是一個匯總了大量全面、最新信息的平臺，通過這個平臺，相關(guān)方能夠隨時掌握項目的情況，為管理決策部門提供科學(xué)決策依據(jù)。

3.強(qiáng)調(diào)專業(yè)性，有利于規(guī)避風(fēng)險、降低成本

每一個標(biāo)段(合同范圍)劃分后，都會通過招標(biāo)采購選定施工單位及設(shè)備供應(yīng)商。由于沒有任何兩個項目是完全相同的，所以每個項目開工后，都必須要根據(jù)現(xiàn)場情況、專業(yè)情況、施工單位及設(shè)備供貨商情況，進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的專業(yè)性分析，得出最合適的施工方案。在合同履行的過程中，要隨時關(guān)注簽證、變更、索賠等工作，這些都是可能導(dǎo)致項目成本失控的風(fēng)險因素。這些環(huán)節(jié)均凸顯了招標(biāo)采購部門的專業(yè)性和重要性，只有做到了專業(yè)，才能有效規(guī)避風(fēng)險，并進(jìn)一步降低成本。

(1)對供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)管理，降低不良供應(yīng)商風(fēng)險

一次招標(biāo)采購工作的排序，并不能充分體現(xiàn)各個供應(yīng)商的能力水平，且排序只是階段性工作的結(jié)果，現(xiàn)實隨時都在發(fā)生變化。供應(yīng)商作為投資人的合作伙伴，體量規(guī)模、技術(shù)實力等固然重要，但是全面如實了解供應(yīng)商的綜合實力，以及注重供應(yīng)商和項目的匹配性往往更加重要。由于目前我國還暫未建立起完善的企業(yè)信用評價體系，所以招標(biāo)與采購單位必須要建立自身的供應(yīng)商動態(tài)管理體系，并且要加強(qiáng)維護(hù)升級，及時動態(tài)更新，以更好地掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、服務(wù)、質(zhì)量、在建項目的履約情況、訴訟、財務(wù)等狀況，同時要對供應(yīng)商和施工單位曾經(jīng)和正在提供的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行長期持續(xù)性跟蹤。只有做到這些，才能在招標(biāo)采購工作中對供應(yīng)商作出正確、客觀的評估，進(jìn)而為項目尋找到最合適的合作伙伴，降低低素質(zhì)投標(biāo)人中標(biāo)后以項目成敗作為籌碼增加項目費用的風(fēng)險。

(2)有效規(guī)避低于成本價中標(biāo)的風(fēng)險

合理低價中標(biāo)有利于降低投資人投資成本，促進(jìn)投標(biāo)人管理能力、創(chuàng)新能力及技術(shù)水平的提升，但是不合理的低價(低于成本價)中標(biāo)，卻有可能引發(fā)建筑工程質(zhì)量安全等一系列問題，嚴(yán)重的還可能導(dǎo)致項目失敗。因此，如何通過招標(biāo)采購工作妥善解決這類問題，對企業(yè)來說具有重要意義。

業(yè)界對于最低價中標(biāo)持有不同意見，爭議的核心是如何判定一份低價報價是否為惡意報價。實踐中，造成低價的原因往往有很多種，有可能是投標(biāo)人工作疏忽，也可能是投標(biāo)人惡意所為，還有可能是投標(biāo)人采用了科學(xué)的管理、先進(jìn)的工藝、革新的技術(shù)等，而“不低于成本價”中的“成本”往往是市場的平均先進(jìn)水平，如果拒絕了最低價，那么就可能拒絕了生產(chǎn)工藝的優(yōu)化和創(chuàng)新。所以，這項工作的核心是判斷價格的合理性。

如何做出最有利于企業(yè)的判斷，在筆者看來，招標(biāo)采購部門需要通過合格的招標(biāo)采購工作解決五方面的問題：一是避免由于投標(biāo)人錯項、漏項、匯總統(tǒng)計錯誤造成低價中標(biāo)導(dǎo)致的風(fēng)險;二是避免投標(biāo)人未全面響應(yīng)招標(biāo)文件要求導(dǎo)致的低價中標(biāo)風(fēng)險;三是避免投標(biāo)人低于成本價投標(biāo)導(dǎo)致的低價中標(biāo)風(fēng)險;四是加強(qiáng)澄清工作，盡量避免由于采用了先進(jìn)的管理和施工工藝產(chǎn)生的合理低價而不能中標(biāo);五是減少項目執(zhí)行過程中由于簽證、變更、索賠導(dǎo)致的成本增加風(fēng)險。

要解決這些問題，需要招標(biāo)采購部門具備較高的專業(yè)能力和協(xié)調(diào)、組織、分析能力，只有具備這些能力，才能有效規(guī)避低于成本價中標(biāo)的風(fēng)險，通過項目創(chuàng)造價值。

(3)切實做好合同的簽訂與管理

實踐中，由招標(biāo)采購部門負(fù)責(zé)合同商務(wù)部門的履行往往是最合適的，因為其從項目的前期開始就已經(jīng)介入相關(guān)工作，了解單項工程、單位工程、分部工程甚至分項工程的情況，了解工作包劃分的情況及思路，了解招標(biāo)過程中發(fā)生的各種評比的內(nèi)容及優(yōu)劣，以及各種澄清和回復(fù)，其對于項目實施期的工作開展往往更具備優(yōu)勢，更有系統(tǒng)性，能夠有效避免成本超支風(fēng)險。

要真正做好這些工作，需要招標(biāo)采購人員熟悉現(xiàn)場，了解技術(shù)，懂得成本，掌握《合同法》《公司法》及相關(guān)法律法規(guī)，并能將這些知識和經(jīng)驗綜合起來，做到融會貫通，學(xué)以致用，才算得上是具備動態(tài)管理項目成本和風(fēng)險的能力。

招標(biāo)采購絕不只是拿到技術(shù)資料后簡單編制一份招標(biāo)文件發(fā)出去就行，而是要求工作人員首先要在腦海中清晰掌握整個項目的關(guān)鍵流程和重要節(jié)點，熟悉完成招標(biāo)范圍內(nèi)的工作的具體內(nèi)容，同時還要了解項目現(xiàn)場并熟悉專業(yè)方面的知識，如余土外運棄土地點的落實、水電的接入點及水電的計量方式、交叉施工的范圍、時間與空間的分界、物流的管理、材料的保管、安保的管理等，這些都是專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要將這些內(nèi)容放在招標(biāo)范圍里描述清晰。只有把這些工作都做好了，才能有效地控制各種費用和風(fēng)險。

4.做好成本管控，有利于預(yù)算控制及管理

每一個單項合同發(fā)生的費用，最終都要計入項目成本的管理，分析并計列到項目預(yù)算的條目中，如工程的建安工程費、設(shè)備及工器具費、管理費、預(yù)備費、生產(chǎn)準(zhǔn)備費等。在項目早期，就應(yīng)該有意識地規(guī)劃項目的預(yù)算工作。在不同的項目階段，預(yù)算的管理工作要逐步進(jìn)行細(xì)化，并分項落實，每一個預(yù)算條目都應(yīng)實現(xiàn)動態(tài)管理，隨時更新，快速糾偏。管理要遵從PDCA管理原則，以有效地控制成本。

5.做好數(shù)據(jù)管理，有利于財務(wù)工作高效推進(jìn)

財務(wù)部門作為公司財務(wù)管理的收口部門，所有數(shù)據(jù)的來源必須有理有據(jù)，所有憑證必須齊備，這些數(shù)據(jù)和資料大部分來自招標(biāo)采購部門，也就是說，招標(biāo)采購管理工作為財務(wù)管理工作做了很多前置工作并提供了大量的管理依據(jù)，使財務(wù)工作能有效進(jìn)行。

(1)項目前期可研階段

在項目前期的可行性研究階段，招標(biāo)采購部門在進(jìn)行成本分析后會形成項目估算，結(jié)合可行性研究單位出具的估算及相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，形成成套資料匯總到財務(wù)部門，財務(wù)部門會根據(jù)這些數(shù)據(jù)核算投資回收期、收益率等一系列財務(wù)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)，既是招標(biāo)采購和財務(wù)兩個共同管控費用的部門隨后工作開展的基礎(chǔ)，也是彼此日常溝通的橋梁，對于整個項目的成本管理工作具有積極意義。

(2)項目前期規(guī)劃階段

在項目前期制定估算后，招標(biāo)采購部門會制訂項目資金初步計劃，財務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行融資的規(guī)劃等工作。

(3)項目實施階段

在項目的實施過程中，招標(biāo)采購部門會把具備時效性的數(shù)據(jù)與財務(wù)同步共享，并編制季度、月度的資金計劃，便于財務(wù)安排資金使用，從而有效降低資金的短缺和冗余。

(4)項目后期決算階段

在項目后期，招標(biāo)采購部門會進(jìn)行結(jié)算工作的管理和審計，并將結(jié)算報送給財務(wù)部門，由財務(wù)部門進(jìn)行項目決算和投資轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)工作。在此過程中，招標(biāo)采購部門也要予以全過程配合。

可以這樣說，財務(wù)部門和招標(biāo)采購部門既要共同管理項目的費用，也要互相配合，互相完善，兩個部門的高效協(xié)同對于項目的順利實施具有重要作用，對于公司組織機(jī)構(gòu)的科學(xué)運行也有著積極意義。

6.做好工作協(xié)同，有利于項目順利實施

進(jìn)度的延遲必然影響項目的造價和成本，故從成本控制角度來說，有效控制工期，通常具有重要意義。對于投資人來說，項目晚投產(chǎn)一天，就會晚一天盈利;對于EPC方來講，項目進(jìn)度不符合要求，會直接影響合同價款。項目的現(xiàn)場進(jìn)度和招標(biāo)采購、合同工作息息相關(guān)，應(yīng)同步推進(jìn)，要以項目的組織進(jìn)度工作為大綱，可以采用工程部門和招標(biāo)采購部門同步管理的模式，穿插進(jìn)行，如果某一個時點，招標(biāo)采購部門應(yīng)該進(jìn)行的工作(如招標(biāo)、合同、節(jié)點收付款、結(jié)算等)沒有完成，那么招標(biāo)采購人員就會在預(yù)定時間點之前主動找尋原因，快速反饋上報，推動工程進(jìn)度。這樣做，可在一定程度上避免項目現(xiàn)場工作可能出現(xiàn)的延期問題，從而推進(jìn)整個項目的順利開展。

三、結(jié)論

當(dāng)前，國內(nèi)建筑市場正日益規(guī)范，國家行政管理監(jiān)督體系也愈加完善，安全、質(zhì)量、環(huán)境等管理規(guī)范更加細(xì)化嚴(yán)格，想要繞過安全、質(zhì)量、環(huán)境等方面監(jiān)管實現(xiàn)成本的降低已經(jīng)沒有出路。企業(yè)想要進(jìn)一步降低成本、提高收益，在激烈的市場競爭中贏得先機(jī)，就要在管理上下真功夫，不斷改革創(chuàng)新，加強(qiáng)理論聯(lián)系實際，提高綜合能力，而招標(biāo)采購工作基于自身的特性以及在工程咨詢服務(wù)中的重要地位，已經(jīng)成了項目管理的重中之重，因此，必須要站在高質(zhì)量發(fā)展和全過程工程咨詢的高度，不斷發(fā)揮招標(biāo)采購的作用，提高其能力，為項目的順利實施和成功盈利打下堅實的基礎(chǔ)。